¿Qué podemos hacer para organizar nuestro trabajo?

Tanto para quienes trabajan en relación de dependencia o freelance fuera de su casa como para quienes lo hacen desde su casa, organizar las tareas diarias suele convertirse en un desafío importante.

La mayoría de las personas tienen mucho que hacer y muy poco tiempo. A veces la única solución parece compaginar varias tareas al mismo tiempo. La multitarea parece ser la única solución, sin embargo esta forma de trabajar tiene sus desventajas.

La multitarea implica participar en dos tareas al mismo tiempo, pero debemos tener en cuenta que se deben cumplir dos condiciones:

  • Una  de las tareas pertenece  a la memoria motora, de procedimiento o de acción. Debe ser automática y no requerir de atención  o pensamiento para desarrollar (por ej: caminar o comer)
  • Ambas requieran diferentes tipos de procesamiento cerebral.

Si no podemos dejar de hacer dos cosas a la vez, debemos seleccionar qué hacer al mismo tiempo. Por ejemplo, mientras corremos o caminamos podemos escuchar un audio. O mientras esperamos el turno en un consultorio, o un ómnibus podremos leer. También mientras escribimos podemos escuchar música acústica o clásica. Se recomienda combinar estas tareas porque demandan la actividad de distintas áreas del cerebro, para no saturar de información al mismo tiempo.

También con el crecimiento de las nuevas tecnologías y el surgimiento de programas y aplicaciones pensadas para dar solución a nuestros problemas cotidianos, se han creado diversos programas que nos ayudan con la tarea diaria.

Por ejemplo:

Evernote: es un programa excelente para la recopilación de tareas. Allí podremos guardar todas las anotaciones que realizamos, incluso enlaces y documentos.

Trello es un gestor de proyectos, se deben organizar los proyectos para recopilar, procesar, organizar y revisar las tareas que nos van surgiendo. Es ideal para equipos accesible vía web.  Presenta un tablero virtual donde crear columnas en las que introducir tarjetas, las columnas pueden nombrarse y asignarles el significado que queramos.

El sistema propone tres básicas: pendientes.

Facile Things es otra opción para tener en cuenta, ya que cuenta con aplicaciones para Android y se integra con otros servicios como Evernote, Dropbox o Google Calendar

Nozbe: es una aplicación  que organiza las cuatro fases del método, recopilación, procesado, organización y revisión. Además dispone de aplicaciones para smartphones, pero también para instalar en nuestros equipos. Nozbe tiene un plan gratuito limitado a cinco proyectos.

 

¿Cómo podemos hacer para optimizar nuestro tiempo y energía?

  • Planificar el día: agendar  por hora las tareas. Si hay que hacer entrega de documentos, preparar una presentación, asistir a alguna reunión, ir al doctor u otros planes personales, es importante que tenerlo presente.
  • Priorizar las tareas. Enumerar las metas que debes lograr y qué tan importante es cada una.  Si todo es “urgente”, sólo te llenarás de estrés y colapsarás.
  • Decir “no” es algo que debes hacer de vez en cuando. Procurar identificar las obligaciones para las que tienes tiempo, y las que simplemente no alcanzarás a cumplir. Si no lo haces, entrarás en un círculo de estrés en el que salir será otra tarea difícil.
  • Organizar el escritorio de manera que la mente no esté distraída en el desorden. Tener lo que utilizamos siempre a mano, pero no necesariamente encima del escritorio.
  • Cumple el horario de trabajo, ni más ni menos.
  • Aprovecha la mañana. Durante este horario, la mayoría de las personas tienen más energía. Intenta resolver la mayor cantidad de trabajo durante esas horas y así, durante la tarde no estarás tan estresado.
Acerca de Eliana Márquez 322 Articles
Soy comunicadora social, redactora, community manager, profesora de lengua y madre de dos niños. Resido en Córdoba, Argentina.
Contacto: Sitio web

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