La secretaría es uno de los puestos de trabajos más imprescindibles dentro de las empresas, instituciones, organismos públicos, etc. Sin dudas es un punto clave y absolutamente necesario para el correcto desarrollo de las tareas.
Actualmente debido a la complejidad del mercado laboral y del mundo de los negocios, es necesaria una mayor profesionalización de esta actividad. Es por esto que le demanda a la secretaria funciones y ocupaciones de suma importancia para el logro de los objetivos de la empresa o institución.
¿Cuáles son algunos de los requisitos que deben cumplir las secretarias o secretarios?
En primer lugar contar con capacidad de organización, de gestión y de trabajo para poder desempeñar las tareas que se le demandan actualmente. En segundo lugar se requiere una formación que incluya:
– Idiomas:
En algunos casos se llega a solicitar que el postulante hable hasta tres idiomas. Esto depende del ámbito en el que se desenvuelva la actividad empresarial.
– Manejo de Pc:
Hoy es imprescindible conocer el uso de computadoras y programas específicos para la actividad que desarrolle la organización.
– Comunicación:
Técnicas de comunicación eficaz, institucional, interpersonal, entre otras para mejorar la calidad de las relaciones entre los diferentes miembros de la organización y sus públicos.
-Gestión de archivos y documentos:
Este es un punto muy sensible que requiere ciertos conocimientos para el resguardo y el acceso a la información.
– Marketing, contabilidad, imagen empresarial, motivación de equipos, etc.
Son otros conocimientos que también pueden adquirir quienes tengan intención de acceder a este tipo de puesto de trabajo para mejorar la calidad de su desempeño y progresar en el mismo.
Las opciones de cursos de secretariado son muy variadas, la elección entre una y otra depende fundamentalmente de los conocimientos previos y de las necesidades que tenga el alumno. Hay cursos que imparten los conocimientos básicos de cómo se maneja una oficina, como se archivan documentos y las tareas básicas que deben cumplir los secretarios hasta cursos de especialización en los cuales se profundiza sobre técnicas y herramientas para la excelencia profesional.
También es importante señalar que existen modalidades de cursado presencial, semi presencial, a distancia y on line para que cada alumno encuentre la alternativa que se ajuste mejor a sus necesidades.
En general los cursos de secretariado incluyen materias como:
– Función de la secretaría dentro de la empresa o institución.
– Ética de la profesión.
– Organización y eficacia en el trabajo.
– Imagen profesional.
– Organización de reuniones.
– Gestión de documentación y correspondencia
– Relaciones públicas.
– Organización de viajes de trabajo.
– Atención telefónica y atención al público.
– Gestión de agenda
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