Cómo reducir los costos en un viaje de negocios

En la actualidad, los emprendedores se han convertido en un pujante motor de las economías, tanto en el contexto de la crisis que ha asolado hace poco más de un lustro a países de Europa y los Estados Unidos, como también en países emergentes como los de América Latina. En este contexto, son muchos los que de pronto se han encontrado al frente de una pequeña o mediana empresa con capacidad para expandir sus fronteras en el escenario de la economía global, y los viajes de negocios ya no son privativos de altos ejecutivos de empresas líderes.

Sin embargo, los emprendedores deben lidiar con un factor más dentro de este panorama, y es el de los gastos de viaje. En efecto, gastar demasiado en un viaje de negocio puede ser nocivo para las empresas de menor envergadura, razón por la cual se debe analizar este gasto.

 

Un buen emprendedor, debe comprender la diferencia entre un viaje de placer y uno de negocios, y el hecho de que el gasto surja de las arcas de la propia empresa, no significa que no se deban contemplar las variables para reducirlo.

 

Servicios Adicionales

Es allí donde comienza a inflarse el presupuesto del viaje de negocios. Si tu empresa está creciendo, no es momento de comprar un pasaje en clase ejecutiva o business. Viajar en clase turista no es tan malo. De la misma forma, intenta llevar material de lectura, una tablet y auriculares y hasta alguna barrita de cereales, como para evitar el gasto en entretenimiento o comida.

Lo mismo ocurre al llegar al hotel. Es preferible optar por uno que esté bien ubicado y facilite tus desplazamientos – aunque sea sencillo y sin grandes lujos. No se debe caer en la tentación de pedir servicio a la habitación, que suele ser muy costoso por lo que implica el servicio de que te lleven tu comida a la habitación, más algunos impuestos.

A la hora de comer, se puede optar por buscar restaurantes familiares, sencillos, donde se pueda comer comida de estilo casero. No hace falta optar por restaurantes fastuosos para cada comida. Los hoteles suelen servir desayunos completos, con lo cual se puede optar por un almuerzo liviano y una cena en un establecimiento como el que sugerimos.

En este sentido, no se puede dejar de considerar que a veces las reuniones de negocios se dan precisamente en restaurantes o bares. Una buena idea es citar por la mañana o por la tarde, dado que así se evita el compromiso de invitar a almorzar o cenar. Se debe reservar esta opción para potenciales clientes o socios que realmente lo valgan.

En cuanto al transporte, el taxi es cómodo pero costoso. Existen en la actualidad aplicaciones móviles para compartir el taxi o el traslado desde y hasta el aeropuerto o en otros trayectos, que ya funcionan en grandes ciudades, como el caso de JoinUp Taxi o incluso hay otras que permiten a particulares compartir el coche. Y después, existen otras que facilitan muchísimo moverse utilizando todas las opciones disponibles de transporte público, indicando lugar de origen y destino, como Google Transit, que da las opciones disponibles, ubicación de las paradas o estaciones, tiempo de espera y de viaje estimado, incidencias de tráfico, entre otros datos.

Con estos consejos, se hace posible abaratar los costes para la empresa del viaje de negocios, lo cual será un importante impulso para los proyectos que se realicen en otras ciudades o países.

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